В этом кейсе показываю, как мы переработали большой объём материалов франшизы, которые хаотично хранились на гугл-диске, и перенесли их в сервис автоматизации менеджмента уже в структурированном виде. Внутри этой системы выстроили пошаговое сопровождение будущих франчайзи: от поиска финансирования и подготовки к открытию студии до дальнейшей работы собственного филиала.

Франшиза фитнес-студий Total Body, у которой на момент обращения клиента ко мне было уже порядка 10 студий по всей стране. К концу работы открылось ещё 3 студии.

Этот проект относится к моим первым работам в направлении систематизации бизнеса и в первую очередь был направлен на помощь с технической стороной сервиса автоматизации менеджмента Platrum. При этом внутри проекта был важный методологический этап: пошаговый разбор процесса сопровождения франчайзи на этапе открытия собственной студии.

Проект был реализован и впервые опубликован на других площадках ещё в 2022 году. При переносе на сайт я оставил основной текст почти без изменений, а в отдельных местах добавил комментарии из 2026 года.

У клиента была папка на гугл-диске со всеми чек-листами, регламентами и бизнес-процессами. Материалов очень много, есть что-то похожее на логику хранения папок, но в целом достаточно хаотично.

Клиент находился в поиске системы, которая могла бы решить следующие вопросы (далее цитаты клиента с минимальными правками):

• чтобы все регламенты, чеклисты, структура были прописаны, чтобы каждый сотрудник понимал за что он отвечает, что нужно делать.
• сейчас все на гугл-диске для администраторов, приходится открывать очень много доступов к папкам (будущим франчайзи). Нет логической цепочки что за чем должно идти
• воронка найма (кадровый резерв). Чтобы все было в одном месте. Все по сотрудникам. Стажировка, найм, регламенты и обучение
• обучение. Чтобы была возможность после каждого урока провести тестирование или где-то он (ученик) мог бы написать свои мысли или выполненные задачи и можно было бы открыть следующий блок обучения
• регламенты устаревают и при их обновлениях тратится много времени, пока все сотрудники ознакомятся с нововведениями
• чтобы был контроль постановки и выполнения задач (пробовали битрикс, но он громоздкий и неудобный)
• хотелось бы систему, чтобы все было последовательно. Чтобы у каждого были свои доступы и документы. Чтобы при невыполненном этапе (обучения) не открывался новый этап. Чтобы взяли аккаунт-менеджера и он понимал как контролировать все. Самое важное — структуризация всего. Чтобы каждый понимал, что ему делать и как отчитываться
• хотелось бы, чтобы сотрудники заходили (в систему) и всегда в нужном разделе находили информацию. Понимали за что отвечают, какие есть новые регламенты, быстро ознакамливались со всеми обновлениями, видели свои задачи и делали шаги по их выполнению.

То есть нужно было систематизировать хаос, продумать логику базы знаний и внутренней академии, оптимизировать процессы ввода в должность и знакомства с нововведениями. А также создать рабочее пространство контроля постановки и выполнения задач.

Любая работа по систематизации начинается с понимания бизнес-процессов. При разборе мы выделили три основные ветки: работа управляющей компании, сопровождение франчайзи и работа сотрудников внутри фитнес-студии.

По этим направлениям у клиента уже было большое количество документов. Их нужно было систематизировать: проанализировать имеющиеся материалы, удалить повторы, выстроить логику хранения и подсветить недостающие элементы.

На момент обращения клиент уже использовал несколько сервисов для работы компании. В частности был подключен Impulse CRM для учета клиентов студий, amoCRM для входящего потока заявок, Power BI для аналитики.

Но для организации внутреннего рабочего пространства ничего не было. Клиент был в поиске. Рассматривались кандидатуры GetCourse и Битрикс24, но они не подходили для решения описанных выше задач.

По моему опыту, для решения таких задач отлично подходил Platrum. Ранее я уже работал несколько раз с этим сервисом и разобрался с функционалом достаточно хорошо, чтобы рекомендовать его.

Основной инструментарий сервиса перечислен на картинке выше. Добавлю, что сервис постоянно развивается, дорабатывает существующий инструментарий, а также добавляет новый.

Комментарий 2026 года: с момента написания кейса в Platrum появилось много новых инструментов: корпоративный мессенджер, бизнес-процессы, зарплаты, адаптация сотрудников и другие функции.

Также для клиента было важно, что сервис российский: это снижало риски с оплатой, доступом и возможными ограничениями в работе зарубежных инструментов.

Основной функционал сервиса построен на орг. структуре компании. То есть сперва создается структура, далее добавляются сотрудники на заранее созданные отделы и должности, затем все доступы к инструментам сервиса выдаются именно должностям, а не конкретному сотруднику. То есть убрав сотрудника с какой-либо должности на структуре, он тут же потеряет все доступы к инструментам в Platrum для этой должности. И наоборот.

Согласовали с клиентом, что не будем выстраивать большую структуру с 7 департаментами, а сделаем минимальную версию, необходимую для функционирования других инструментов сервиса, а также для наглядной визуализации ситуации в компании.

В итоге выстроили структуру, которая учитывала основные направления компании: управляющую компанию, кандидатов во франчайзи и их сопровождение, а также филиалы студий с уже подготовленными должностями управляющего, администратора, тренера и клининг-менеджера.

После создания структуры приступили к верхнеуровневому разбору материалов. На этом этапе нужно было понять, какие материалы есть, к каким направлениям они относятся и как должна выглядеть логика разделов будущей базы знаний.

На основании проанализированных материалов была создана первая версия логики базы знаний с разделами и папками каждого отдела. В несколько итераций, с уточнениями у клиента, база знаний была наполнена материалами.

Следующим этапом необходимо было навести порядок уже в каждой папке: разобрать все вплоть до последнего документа, чтобы каждый из них был на своем месте. Важно было сделать этот этап особенно качественно, потому что по этим материалам в дальнейшем должны были обучаться сотрудники, а нам предстояло выстроить для них последовательную логику обучения.

Комментарий 2026 года: перенося этот текст на сайт, удивляюсь как много внимания я уделил техническим особенностям сервиса, и как буквально одной строкой, у меня материализовалась структура и сложился порядок в каждой папке. А это же анализ каждого документа был и переработка его. Во времена когда об ИИ даже речи еще не было. Очень много времени здесь было также затрачено и переработано информации для достижения результата. А пункта со структурой и вовсе ранее не было в старой версии статьи.

Далее сосредоточились на обучении франчайзи по открытию студий в своем городе по франшизе. Обучение включало в себя два этапа. На первом этапе кандидат ищет средства. На втором готовится к открытию студии.

На первом этапе было очень важно выстроить обучение по такой механике, что пока кандидат не пройдет свое задание, он не получит доступ к следующему. А также пока не пройден первый этап, он не получит доступ к курсам второго этапа обучения.

Для реализации данной механики был сделан специальный отдел на орг. структуре, чтобы кандидат, находящийся на данном отделе, не мог видеть никакие материалы базы знаний, пока не пройдет путь до церемонии открытия собственной студии. Вся информация на данный момент должна выдаваться только в обучении. Самое главное было не допустить здесь утечек информации, ведь кандидат может и не пройти данное обучение.

На втором этапе, после нахождения средств и подписания договора, кандидат должен выполнить некоторое количество действий для подготовки к открытию. Это поиск и ремонт помещения, заказ оборудования, установка необходимого ПО для старта работы и много чего еще.

Важно было сохранить элемент пошаговых действий. Но при этом сделать так, чтобы кандидат не испугался огромного количества обрушившейся сразу информации, ведь предстояло делать много одновременных процессов, при этом какие-то из них требовали проверки отдела сопровождения, а какие-то были уже под ответственностью самого кандидата.

Придумали логику прохождения всех материалов и для данной ситуации. Сделали несколько одновременных курсов для прохождения, а клиент со своей стороны разработал диаграмму Ганта в какой последовательности эти все курсы проходить и сколько дней должен занимать тот или иной этап.

После выстраивания обучения для франчайзи перешли к обучающим курсам для сотрудников студий и управляющей компании.

Чтобы было проще работать с инструментом «Академия», сервис дает возможность добавить в курс материалы сразу всей папки. В том числе и поэтому было важно привести структуру каждой папки в такой вид, чтобы потом было удобно работать с академией.

В процессе приведения всех папок в порядок было удалено множество задублированных и устаревших файлов. Также пришло понимание, каких документов не хватает в работе того или иного сотрудника и какие еще предстоит создать.

Комментарий 2026 года: и снова одной строкой упомянут огромный пласт работы. Конечно, хорошо бы тогда посчитать сколько было проанализировано документов, сколько удалено, сколько материалов решили создать. Но есть как есть :)

Также решили поработать и над подачей материала, чтобы изучающий на следующем этапе получал не только сухой документ с бизнес-процессом и инструкцией, но и поясняющее видео перед этим — для чего нужен тот или иной документ или обучающий блок, с которым сейчас нужно будет ознакомиться. Клиент записал порядка 50 таких коротких видео.

Также были продуманы новые бизнес-процессы для отдела запуска и отдела сопровождения на предмет того как им самим пользоваться созданной системой. Была продумана логика и записаны видео как работать с базой знаний, как проверять отчетность, в каких случаях переносить кандидатов во франчайзи на орг. структуре и т. д.

Чтобы не оставить без внимания и эти два отдела, для них также были созданы обучающие курсы в академии с нужными материалами. Ведь когда-то будут сменяться сотрудники на этих должностях, а бизнес-процессы и обучение останутся. Всего было создано порядка 30 обучающих курсов для всех должностей.

Чуть ранее была создана логика организационной структуры каждой студии. Так как последовательность обучения уже была выстроена, а база хранения документов стала удобной, решили не перегружать структуру лишними описаниями.

Из структуры убрали дополнительные описания: основные функции работы и ЦКП (ценный конечный продукт) каждого сотрудника. Состав должностей в каждой студии повторялся, поэтому с такими описаниями структура выглядела бы перегруженной.

В базе знаний был создан отдельный раздел для каждого города согласно оргсхеме. В этих разделах управляющие своих городов должны были работать с документами и еженедельной отчётностью по задачам, финансам и сотрудникам.

Есть вероятность, что структура будет полностью скрыта от всех сотрудников франшизы, так как она в этом проекте выполняет больше роль «технической опоры» для других инструментов и на текущем этапе развития франшизы не помогает управляющим студий и их сотрудникам в ежедневной работе.

Для каждого инструмента в системе, в том числе базы знаний и академии, можно настроить доступы для работы в разных режимах. Почти во всех инструментах системы доступы выдаются должности, а не конкретному сотруднику. Также одной кнопкой можно выдать доступ к какому-либо инструменту, не только конкретной должности, но и всем подчиненным по вертикали структуры.

Была продумана логика доступов каждой папки базы знаний и академии. Опять же из вопросов безопасности. Например, управляющий в разделе фитнес-студий видел все документы раздела, а администратор видел только те материалы, которые ему положено было видеть.

Для проверки, что все работает как нужно, я создал и завёл в систему тестовый аккаунт. Перемещая свой второй аккаунт по разным должностям в оргструктуре, я проверял, какие папки базы знаний мне доступны и какие курсы нужно пройти. В результате тестирования ошибок выявлено не было.

В конце каждой статьи в базе знаний система предлагает задать проверочные вопросы. Это те самые вопросы из которых формируются тесты в инструменте «Академия». Они могут быть с одним или несколькими вариантами ответа, а также с открытым вариантом ответа, как это было показано ранее.

На момент написания этой статьи клиент еще доделывал вопросы. Эту работу можно проделать и в самом конце после выстроенной логики в курсах академии. Тесты сами добавятся автоматически на нужное место после соответствующей статьи.

Еще пару слов о возможностях академии. Обращу внимание на две механики.

Во-первых, система позволяет настроить правило: при определённом изменении документа его нельзя будет сохранить без добавления проверочного вопроса. После добавления вопроса система обновит статистику курса, а тем, кто уже проходил курс, придёт уведомление об обновлении. Также можно настроить блокировку рабочего стола сотрудника, если курс не будет пройден в течение заданного времени. Так сотрудник обязательно ознакомится с нововведениями в документах.

Во-вторых, можно сделать автоматический контроль проверки знаний. Система раз в месяц (например) будет формировать несколько случайных вопросов среди тех, что сотрудник уже проходил ранее. Такая механика будет поддерживать знания в тонусе и не требовать ручного контроля. Все будет происходить автоматически.

На самом старте работ технический специалист моей команды перенёс воронки amoCRM из отдельных аккаунтов студий в один основной аккаунт компании — для дополнительного контроля за работой с заявками.

После переноса воронок доступы к ним были настроены так, чтобы каждая студия видела и могла работать только в своей воронке. Для отдела сопровождения были записаны необходимые инструкции для самостоятельной настройки в будущем.

На момент написания статьи планировалось завести сотрудников всех студий (суммарно более 50 человек) в систему, чтобы они начали работать с базой знаний и академией.

Сделан дизайн обложек для курсов академии, чтобы все выглядело не так пусто :)

Ассистент клиента уже разобрался в самостоятельной работе с базой знаний и сможет поддерживать систему после окончания проекта.

Также велась работа с инструментом «Задачи», чтобы постановка и контроль выполнения задач находились в одном месте.

Возможно, позже внедрим и другие инструменты: метрики, финучёт/финплан или интеграцию Platrum и amoCRM. Но это уже темы для следующих статей.

• Инструменты оргструктуры, базы знаний, обучения, контроля и постановки задач находятся в одной системе
• Создана организационная структура, учитывающая управляющую компанию и студии франшиз на одной схеме
• Создана структурированная база знаний, содержащая только актуальные документы для работы
• Каждый сотрудник видит все свои необходимые документы для работы в одном месте и понимает свою ответственность и задачи
• Решен вопрос с доступами. Сотрудники видят только ту информацию, которую им нужно видеть.
• Созданы условия учета найма, прохождения стажировки и прохождения обучающих материалов
• Создана последовательная система обучения, предполагающая самопроверку изученных материалов, а также контроль открытых вопросов проверяющим
• Созданы автоматизированные условия, при которых сотрудники не смогут не ознакомиться с нововведениями в регламентах
• Созданы условия последовательного получения обучающих материалов кандидатами при открытии своей студии по франшизе, что снижает риск случайной утечки информации
• Созданы условия при которых сотрудник всегда быстро видит какие задачи сейчас лежат на нем, с какими нововведениями ему необходимо ознакомиться
• Собственник может быстро найти любую отчетную информацию по любой студии франшизы
• Собственник видит и контролирует воронки всех студий франчайзи в одном аккаунте CRM, при этом сами франчайзи видят только собственную воронку
• Созданы инструкции по поддержанию системы при развитии
• Сотрудники клиента обучены работе с системой

Подобные результаты можно повторить как для франшизной ниши, так и для других компаний. 
Если вам нужно упаковать вашу франшизу в подобную систему, либо же просто навести порядок в вашей компании — буду рад сотрудничеству!